"Hay dos cosas que son las más difíciles de lograr que la gente haga: pensar y hacer todo en orden de importancia"
Estas "dos cosas" son las que diferencian a un profesional de un aficionado.
• Las personas prácticas saben cómo lograr lo que quieren.
• Los filósofos saben lo que deben querer.
• Los líderes saben cómo lograr lo que ellos deben querer.
Se puede definir al éxito como el logro progresivo de una meta predeterminada. Esta definición nos dice que
la disciplina para establecer prioridades y la capacidad para trabajar en dirección a una meta establecida, son esenciales para el éxito de un líder.
EL PRINCIPIO DE PARETO
EL PRINCIPIO 20/80
"El 20% de sus prioridades le darán el 80% de su producción, SI dedica su tiempo, dinero y personal al 20% de las prioridades establecidas a la cabeza de la lista"
Todo líder necesita entender el Principio de Pareto en el área de supervisión y liderazgo. Por ejemplo, el 20% de la gente de una organización será responsable del 80% del éxito. La siguiente estrategia capacitará a un líder para aumentar la productividad de una organización.
- Determine qué personas son el 20% de los principales productores.
- Emplee el 80% del «tiempo dedicado a su gente» con el 20% de los mejores.
- Invierta el 80% del dinero dedicado al desarrollo de personal, en el 20% de los mejores.
- Determine cuál 20% del trabajo da el 80% de retribución, y capacite a un asistente para que haga el 80% del trabajo menos efectivo. Esto libera al productor para hacer lo que hace mejor.
- Pida que el 20% de los mejores capacite ejerciendo sus funciones al siguiente 20%.
Recuerde,
enseñamos lo que sabemos: reproducimos lo que somos. Se engendra lo semejante.
NO IMPORTA CUÁN DURO TRABAJA, SINO CUÁN INTELIGÉNTEMENTE TRABAJA.
Le dijeron a un hombre que si trabajaba lo más duro posible podría llegar a ser rico. El trabajo más duro que sabía hacer era cavar hoyos, así que se puso a cavar hoyos enormes en el patio de su casa. No se hizo rico; lo único que ganó fue un dolor de espalda. Trabajó duro, pero trabajó sin prioridades.
ORGANÍCESE O AGONICE
La habilidad para hacer juegos malabares con tres o cuatro proyectos de alta prioridad y obtener éxito es un requisito obligatorio en cada líder. Una vida en la que todo pasa, a la larga es una vida en la que nada pasa.
Asigne tipo de prioridad a las tareas
Suma importancia / Suma urgencia: Aborde esos proyectos primero.
Suma importancia / Poca urgencia: Establezca fechas límite para realizarlos y trabaje en ellos en su rutina diaria.
Poca importancia / Suma urgencia: Encuentre maneras rápidas y eficientes para realizar este trabajo sin involucrar a mucho personal. Si es posible deléguelo a un asistente que sea capaz de hacerlo.
Poca importancia / Poca urgencia: Se trata de un trabajo engorroso y repetitivo, como llevar el archivo, por ejemplo. Guarde todo ese trabajo y hágalo en segmentos de media hora una vez a la semana; consiga a alguien que lo haga; o sencillamente no lo haga. Antes de dejar para mañana lo que puede hacer ahora, analice con objetividad. Tal vez pueda posponerlo indefinidamente.
TÓMELO O DÉJELO
Toda persona es o un iniciador o actúa en reacción a algo, cuando se trata de planear. Los líderes tienden a iniciar y los seguidores a reaccionar.
EVALÚE O QUÉDESE ESTANCADO.
"Decida qué hacer y hágalo; decida qué no hacer y no lo haga"
La evaluación de prioridades, sin embargo, no es tan sencilla. Muchas veces las opciones no son blancas o negras, sino de muchos tonos grises. He descubierto que lo último que uno sabe es qué debe poner en primer lugar.
Las siguientes preguntas le ayudarán en el proceso de establecer prioridades:
¿Qué se requiere de mí?
Un líder puede renunciar a todo menos a su responsabilidad última. La pregunta que se debe contestar siempre antes de aceptar un trabajo nuevo es: ¿Qué se requiere de mí? En otras palabras: ¿Qué tengo que hacer que nadie más sino yo puede hacer?
Distinga entre lo que usted debe hacer y lo que usted puede delegar a alguna otra persona.
Tómese un minuto y haga una lista de lo que se requiere de usted en su trabajo (estableciendo prioridades si es posible).
1.
2.
3.
4.
¿Qué me da la mayor retribución?
El esfuerzo empleado debe aproximarse a los resultados esperados. «¿Estoy haciendo lo mejor y recibiendo una buena retribución para la organización?»
Tómese un minuto y haga una lista de todo lo que le da la mayor retribución en su
trabajo.
1.
2.
3.
4.
¿Qué es lo más gratificante?
La vida es demasiado corta como para no divertirse. Nuestro mejor trabajo es aquel del cual disfrutamos. cuando usted tiene éxito en algo, eso no es trabajo; es una forma de vida. Usted lo disfruta porque está dando su contribución al mundo. ¡Yo lo creo!
Tómese un minuto y haga una lista de lo que es más satisfactorio en su trabajo.
1.
2.
3.
4.
El éxito en su trabajo aumentará si las tres erres (Requerimientos/ Retribución/ Recompensa) son iguales. En otras palabras, si los requerimientos de mi trabajo son semejantes a mis esfuerzos que me dan la más alta retribución, y el hacerlos me produce gran satisfacción, entonces tendré éxito si actúo de acuerdo con mis prioridades.
PRINCIPIOS PARA ESTABLECER PRIORIDADES.
Las prioridades nunca permanecen estancadas
Las prioridades cambian y demandan atención continuamente.
• Evalúe: Cada mes revise las tres erres (Requerimientos/Retribución/Recompensa)
• Elimine: Pregúntese: ¿Qué de lo que estoy haciendo lo puede realizar alguien más?
• Aprecie: ¿Cuáles son los proyectos más importantes que se están realizando este mes y qué tiempo tomarán?
Usted no puede sobreestimar la nula importancia de algo.
El arte de ser sabio es el arte de saber qué pasar por alto. Lo insignificante y lo mundano roban mucho de nuestro tiempo. La mayoría vive para las cosas equivocadas.
• Si tuviera que hacerlo otra vez, reflexionaría más.
• Si tuviera que hacerlo otra vez, me arriesgaría más.
• Si tuviera que hacerlo otra vez, haría más cosas que continuaran viviendo después de que yo muriera.
Lo bueno es enemigo de lo mejor.
La mayoría de las personas pueden establecer prioridades fácilmente cuando se enfrentan con lo bueno o con lo malo. El problema surge cuando nos enfrentamos con dos cosas buenas. ¿Qué debemos hacer?
Cómo romper la atadura entre dos buenas opciones
- Pregunte a su supervisor o a sus colaboradores cuál es su preferencia.
- ¿Alguna de las opciones puede ser manejada por alguien más? Si es así, deléguela y trabaje en la que sólo usted debe hacerlo.
- ¿Qué opción sería de mayor beneficio para el cliente? A menudo somos como el comerciante que se empeñaba tanto en mantener limpia la tienda que nunca abría la puerta. ¡La verdadera razón para tener una tienda es para que entren los clientes, no para tenerla limpia!
- Tome su decisión basándose en el propósito de la organización.
Usted no puede tenerlo todo.
Como a muchas personas, a uno le es muy difícil eliminar cosas de su vida. El 95% para lograr algo consiste en saber lo que se quiere.
Demasiadas prioridades nos paralizan.
Todos nosotros hemos visto nuestros escritorios llenos de memos y papeles, hemos oído
sonar el teléfono, y hemos visto abrirse la puerta, ¡todo al mismo tiempo! ¿Recuerda el
«sudor frío» que se siente?
Si usted está sobrecargado de trabajo, haga una lista de las prioridades en una hoja de
papel antes de llevar el asunto a su jefe para que él establezca las prioridades.
"Los verdaderos líderes han aprendido a decir NO a lo bueno para decir SÍ a lo mejor"
Cuando las pequeñas prioridades demandan mucho de nosotros, surgen grandes problemas.
"La razón por la que la mayoría de las metas principales no se alcanzan es porque empleamos nuestro tiempo haciendo primero las cosas secundarias"
A menudo las pequeñas cosas de la vida nos hacen tropezar. Enfóquese en la prioridad mayor.
Los plazos y las emergencias nos obligan a establecer prioridades.
"Si usted tiene que escribir una sola carta, le tomará un día hacerlo. Si usted tiene que escribir veinte cartas, las hará todas en un día."
En condiciones normales, somos eficientes (hacemos las cosas correctamente). Cuando nos sentimos presionados por el tiempo o las emergencias, nos volvemos efectivos (hacemos las cosas debidas). La eficiencia es el fundamento para la sobrevivencia. La efectividad es el fundamento para el éxito.
La emergencia clarifica las prioridades.
Muy a menudo aprendemos muy tarde lo que es verdaderamente importante.
"El niño nace con el puño cerrado; el hombre muere con la mano abierta. La vida tiene una manera de hacernos soltar las cosas que pensamos que son muy importantes"
Determina lo realmente importante en tu vida: tu familia, tu salud, tus amigos, tus ingresos, tus negocios, tus relaciones, etc. no descubras tarde lo realmente importante!
"Nadie dijo jamás en su lecho de muerte: “hubiera querido pasar más tiempo en mis negocios”"
~John C. Maxwell~
"Los verdaderos líderes han aprendido a decir NO a lo bueno para decir SÍ a lo mejor"
